Ladrones de tiempo (5): Internet

Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles de quitar o cambiar. Resulta muy curioso. Porque de los malos hábitos que hemos adquirido, son los últimos que han llegado y sin embargo son de los más arraigados y complicados de eliminar. Porque la inmensa mayoría de nosotros pasamos muchas horas frente al teclado y además nos gusta.

Para empezar a utilizar Internet de manera inteligente y provechosa, es necesario reformular cómo nos relacionamos con la Red. Hay que sentar unas nuevas reglas para utilizar todo lo que nos ofrece siempre en nuestro beneficio.

Nuevas reglas de juego

Para ello, resulta sumamente importante comprender estas tres sencillas pero poderosas ideas:

1. Cada cosa que haces tiene una consecuencia.

La mayoría de estos gestos improductivos los hacemos instintivamente, sin pensarlo. Hemos desarrollado tal integración con el Email, las redes sociales, los blogs, nuestras aplicaciones, que son como parte de nosotros. Las abrimos y las utilizamos sin pensarlo, de forma automática. Es tán fácil hacerlo… que lo hacemos.

Pero cada gesto, cada golpe de clic o de tecleo que hagas en tu mundo digital tiene una consecuencia. Una consecuencia para ti.

2. Internet te engorda.

Hay tanta información que asimilar, tantas redes sociales en las que participar, tantas webs que visitar, tantos videos que ver, tantas imágenes que contemplar, tantas herramientas y aplicaciones vistosas para instalar, que vamos “comiendo y comiendo” sin parar, sin control, sumando “calorías digitales” que, en el fondo, no nos aportan absolutamente nada.

Una gran parte de lo que vemos, utilizamos o donde entramos, no vale para nada.

3. Evitarlo está a un clic de distancia.

Del mismo modo que caer en estas distracciones —en estos malos hábitos— está a sólo un clic de distancia… reducirlos y eliminarlos también está a la misma distancia. Cambiar las cosas, utilizar tu entorno digital en tu favor, está a tu disposición. No es tan difícil como parece y sólo estás a un clic de conseguirlo.


Y ahora, para concretar más estas tres ideas, te propongo tres preguntas que debes hacerte si quieres saber si verdaderamente estás utilizando bien Internet:

• ¿Utilizo aplicaciones, entro en redes sociales o me pongo a ver blogs de manera automática y sin pensarlo?

• Esto que estoy utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios momentos del día, ¿de verdad me sirve para algo?

• ¿Qué herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web puedo eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo más simple?

Responde a estas preguntas de forma honesta, pausada y directa… y tú mismo verás si necesitas cambiar las cosas o no.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

En Internet, las pérdidas de tiempo y las distracciones pueden venir de los más variados rincones. Desde nuestras (malas) rutinas, pasando por (malos) hábitos de lectura hasta la (mala) utilización de ciertos servicios o herramientas.

Blogs y noticias

• Utiliza siempre una herramienta para leer feeds. Una que te permita leer cómodamente, que esté sincronizada y en la que puedas gestionar fácilmente tus suscripciones.

• Destina un momento del día para leer blogs. Como es una tarea de importancia insignificante (salvo que tu trabajo sea precisamente estar al tanto de todo), no la hagas al comienzo del día.

• Fija también un tiempo máximo para leer blogs. Si tu trabajo no es estar informado, no pasa nada porque te dejes blogs sin leer.

• Antes de suscribirte a un nuevo blog pregúntate si de verdad te va a aportar algo. Un nuevo blog es una tarea más.

• Mucha atención a los comentarios en los blogs. Leer las cadenas interminables de comentarios consume más tiempo que el propio artículo. ¿Esos comentarios te están aportando algo o sólo te están calentando la cabeza y desgastándote?

Notificadores y avisadores

Para los notificadores de mensajes, avisadores de actividad o alarmas de eventos, sólo puede haber una recomendación posible: DESINSTÁLALOS todos.

Es una de esas cosas que hemos incorporado en nuestra vida de forma automática y sin pensar si de verdad aportan algo y sin pensar en las consecuencias. Y en el fondo no aportan nada. Más bien lo contrario, porque en vez de sumar, restan, te quitan.

Te quitan sobre todo concentración ya que sólo sirven para interrumpir de forma intermitente tu concentración, que es justo lo que necesitas para hacer bien tu trabajo.


Navegación Inconsciente

Uno de los más terribles y feroces malos hábitos a los que tenemos que enfrentar y que continuamente destruye tu Productividad. Sin duda es el peor hábito digital y uno de los más difíciles de eliminar porque va de la mano de nuestra curiosidad y nuestro afán por divertirnos o aprender.

• Ten siempre muy claro el porqué de cada tarea. Dale un sentido nítido.

• Tienes que estar siempre aquí y ahora. Ser consciente de lo que haces te da control y lucidez para no hacer clic cuando se te pone por delante cualquier enlace.

• Mucho ojo con webs y redes dedicadas al ocio y a los contenidos de entretenimiento (videos, fotografías…). Ver vídeos y fotos sin parar, saltando de una a otra en una cadena interminable, es un malísimo hábito en el que muchos caen.

Mensajería Instantánea

• Valora la posibilidad de desinstalar y eliminar estas aplicaciones de tu vida. Busca otras formas de comunicación menos intrusivas e irrespetuosas con tu Productividad.

• Ciérrala siempre que puedas porque es una ventana abierta a todo tipo de interrupciones. Cuando vayas a hacer una tarea Clave es imperativo cerrarla por completo.

• Si estás chateando, sé consciente de lo que haces. Con cada tecleo, hay una consecuencia. Los minutos pasan y te estás dejando tu “yo diario” por el camino.

Redes Sociales

• Son un servicio que está a tu servicio. No actúes como una marioneta que está a su merced.

• Dales un sentido. Ni te apuntes ni entres ni las utilices porque sí o porque están de moda. ¿Para qué te sirve de verdad Twitter o Facebook o la red que sea? Actúa siempre en tu propio beneficio.

• Entrar en las conversaciones es divertido, alegra el día, te enriquece pero también te roba. Te roba tiempo, concentración, ritmo de trabajo, ideas… ¿estás dispuesto a entregar todo eso?

• Si a diario entras en ellas entonces son una tarea Periódica. Controla mucho el tiempo que le dedicas porque cuando estás ahí no estás haciendo otra cosa. Tú decides.

• ¿En cuántas redes estás? ¿Las utilizas todas? ¿Todas te sirven para algo? Si no es así, no lo dudes. Quítalas del medio ya, elimina tu cuenta.

• Recuerda siempre esto: hace 5 años ninguna de estas redes existía y el mundo giraba igual. Tú vivías bien y hacías tu trabajo. Que siempre sean una ayuda y jamás un problema.

¡Recuerda!

La Tecnología e Internet están ahí para facilitarte las cosas, para ayudarte a hacer tus tareas, para simplificar tus obligaciones y aligerar tu vida. Son herramientas que SIEMPRE deben estar a tu servicio.


Fuente: Berto Pena

Ladrones de tiempo (4): Televisión

Cuando en cualquier conversación informal preguntas a alguien si diariamente ve muchas horas de televisión, su respuesta generalmente será del tipo «yo no veo la televisión» o una aseveración parecida. Pero lo cierto es que las encuestas arrojan unos datos demoledores con cifras sonrojantes a lo largo y ancho de nuestro planeta:

• La media mundial se sitúa en 188 minutos al día de televisión. Son 3 horas diarias.

• America del Norte (Estados Unidos y Canadá): 272 minutos. Son 4,5 horas diarias.

• Latinoamérica: 182 minutos. Son 3 horas diarias.

• En España la cifra asciende a 227 minutos. Son 3,7 horas diarias.

Te invito a volver sobre estas cifras y releerlas. Deja que los números hablen solos y muestren nítidamente la desoladora realidad en la que vivimos. Estamos hablando de horas y horas despilfarradas ¡todos los días del año de todos los años de nuestra vida! ¿Esta es la vida que queremos llevar? ¿Por qué nos quejamos si somos nosotros los que decidimos así?
La televisión como base del descanso

Para miles y miles de personas el descanso es sinónimo de sofá y televisión. Si bien es una actividad que descansa nuestro cuerpo —estamos sentados o tumbados— es algo que nos desgasta mentalmente más de lo que creemos. Lejos de aportar y enriquecer, resta. Monopolizar todo nuestro descanso únicamente haciendo eso, ni es sano, ni inteligente ni enriquecedor.

Entonces, ¿por qué lo hacemos si en frío casi todos reconocemos que no es bueno?

• Es un mal hábito que la mayoría adquirimos en nuestra niñez. El final del día para casi todos nosotros siempre ha sido “cena, un poco de tele y a la cama”.

• Es muy fácil disfrutar de él. Basta con apretar un botón en el mando a distancia.

• Nos convecemos de que realmente estamos descansando, aunque el programa que estemos viendo sea deplorable y pasemos la mitad del tiempo haciendo zapping.

• Nadie nos ha enseñado a descansar de otro modo ni nos hemos molestado en buscar alternativas.

• Es una actividad en la que nos lo dan todo hecho. No requiere esfuerzo físico y eso nos encanta.

• Pensamos —equivocadamente— que estamos “tan cansados” que no podemos hacer otra cosa.

Algo que tenemos que cambiar… desde hoy

Dejando a un lado la mediocre y a veces bochornosa calidad de los contenidos televisivos que consumimos a diario —lo que sin duda sería digno de otro informe—, la televisión es un auténtico ladrón de nuestro tiempo, de nuestra energía, de nuestra atención, de nuestras ideas y hasta de nuestra estima personal.

Es, ciertamente, adictiva, ya que por lo general tendemos a consumir más en lugar de reducir. Nos hace sentir mal con nosotros mismos por no hacer cosas más útiles («he estado tirado delante de la TV toda la tarde y al final no he hecho nada»). Es causa de Procrastinación —tendencia a postergar tareas— y por si fuera poco llenamos nuestra mente de ruido e ideas vacías y a veces vergonzosas.

Si de media dormimos 8 horas y trabajamos otras 8, quiere decir que disponemos de 8 horas para “todo lo demás”. Eso incluye nuestra vida familiar, proyectos personales, actividades sociales, ocio y tiempo libre, etc. Pues bien, de esas 8 maravillosas y privilegiadas horas, en algunos países como España casi “invertimos” la mitad en estar frente al televisor. El cálculo no puede ser más simple y claro. Demoledor.

En términos de robo de nuestro tiempo, la TV es sin duda un enemigo descomunal. Y si verdaderamente queremos vivir plenamente, sacar más horas del día para cosas que realmente nos importan, y disfrutar de un descanso rico y entretenido, es algo que tenemos que empezar a corregir cuanto antes.

La gran noticia es que, a diferencia de otros malos hábitos, el de contemplar indiscriminadamente la caja tonta se puede corregir fácilmente (si es que honestamente lo queremos así). Es algo que puedes cambiar hoy mismo, esta noche. La mejora es inmediata y disfrutarás de los beneficios desde el minuto uno.

¿Es que hay que dejar de ver la televisión? La respuesta es no. No se trata de eliminar sino de REDUCIR. No hay porqué dejar de disfrutar de una buena película, un documental o una serie de ficción que de verdad nos entretienen o nos informan. Se trata de “poner a dieta” las horas de televisión para así poder hacer otras cosas verdaderamente importantes para ti o los tuyos.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

¿Cómo es tu TV?

En primer lugar debes preguntarte cuántas horas de televisión ves al día. ¿Una? ¿Dos? ¿Tres? ¿Más? Es imprescindible que te pares a ver cómo de grande es “tu pecado”.

Recorta poco a poco

No seas drástico a la hora de cambiar porque tampoco se trata de hacer un transplante de médula. Empieza a reducir paulatinamente y el cambio te resultará mucho más fácil. Por ejemplo empieza por recortar 30 minutos la primera semana.

¿Qué otra cosa vas a hacer?

Decide con antelación en qué actividades vas a invertir ese “nuevo tiempo”. Piénsalas, escríbelas si hace falta. ¿Para qué vas a aprovechar esos 30 minutos diarios?

Pon límites

Borra de tu boca y de tu mente el «a ver qué ponen hoy en la tele». Porque si piensas así sea lo que sea lo que encuentres, aunque sea pésimo, terminarás por “tragártelo”. Establece un horario fijo e inamovible y un tiempo máximo para ver la televisión… y no te lo saltes. Por ejemplo de 09:30 a 11:00 de la noche.

Cena sin TV

No veas la televisión mientras cenas. Algo que muchísimas personas hacen y que sólo se traduce en una “cena inconsciente”. Disfruta de una cena tranquila, sosegada o bien en compañía de los tuyos, con quienes podrás conversar y hablar (un hábito perdido ya).

Adiós al zapping

Elimina el zapping de tu vida. Es todavía más insano que despilfarrar horas frente a la TV ya que además de tiempo no te aporta nada. Es tirar tu vida.

Haz tu propia TV

Si tienes un grabador, programa los contenidos que realmente te interesan y te aportan. O consíguelos por otros medios (Internet, videoclubs...) Diseñar y construir tu propia TV es una forma de consumir contenidos de calidad que te entretendrán.

Recorta un poco más

Al cabo de una semana recorta un poco más: 60 minutos o incluso más y vete incrementando hasta dar con el tiempo perfecto. De ese modo estarás ganando tiempo para vivir más.


Te estás perdiendo… mucho

Lo que puedes llegar a hacer y DISFRUTAR cuando reduces horas de televisión sólo lo descubres cuando empiezas. Y eso te deja con un doble sentimiento. Por un lado culpa, por haber despilfarrado tantas horas y horas (días, semanas) viendo nada; y por el otro satisfacción haberte animado a cambiarlo y haberlo descubierto.

Imagina que desde hoy tienes tiempo para: leer una buena novela —y no dejarlo para cuando se te cierran los párpados—, charlar con tu pareja, jugar con tus hijos, repasar la contabilidad doméstica, disfrutar de un rato de silencio y relajación, estudiar un nuevo idioma, dedicarte a tu hobby o pasión personal, hacer ejercicio o practicar un deporte, escuchar buena música, escribir (pensamientos, ideas, relatos, tu diario, tu blog…), dar un paseo relajado por algún parque cercano y un larguísimo etcétera.

Y ahora, piensa por unos instantes todo lo que podrías hacer y disfrutar si tuvieras 90 ó 120 minutos EXTRA TODOS LOS DÍAS. Párate ahora. Piénsalo y saborea todo lo harías.

¿Todavía te faltan motivos para reducir las horas diarias de televisión?

Ver menos la televisión y hacer otras cosas te ofrece la oportunidad de enriquecer cada día con actividades distintas que verdaderamente te aportan. Te aportan descanso, creatividad, satisfacción personal, motivación, optimismo... Infinidad de beneficios.

¡Recuerda!

La próxima vez que te veas a ti mismo diciendo que no tienes tiempo para hacer cualquier, pregúntate cuántas horas de televisión ves al día. Es tu elección.


Fuente: Berto Pena

Ladrones de tiempo (3): Reuniones Improductivas

Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”. En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa.

En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren "reunioadicción". Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante cualquier conflicto o situación es «¿por qué no nos reunimos y lo hablamos?».

¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones? Por alguna o varias de las siguientes causas:

• Material y contenidos no preparados.

• Objetivos no o mal definidos.

• Roles de los asistentes no o mal definidos.

• Duración excesiva.

• No se traducen en ACCIONES.

¿De verdad hay que asistir?

Naturalmente no se trata de decir «no» a todas las reuniones, entre otras cosas porque muchas veces no está en nuestra mano el negarnos. Pero en otras ocasiones, sí. De tal modo que podemos evitar alguna reunión que podría solucinarse con una llamada de teléfono, un email o una reunión más directa e informal, por ejemplo de pie. En esos casos nuestra principal aliada siempre es la Proactividad.

En la medida de lo posible debemos evitar las reuniones que llevan el marchamo de "urgente". En muchas ocasiones esa ficticia urgencia tiende a confundirse con la importancia. Es esencial ser capaces de analizar qué es lo que tenemos frente a nosotros, ¿realmente es urgente o importante?

Si analizamos la reunión y realmente no tenemos que asistir a ella, debemos comunicárselo a quien la convocó, a nuestro responsable o a nuestro jefe. Un «no» a secas no es suficiente ni efectivo ni elegante. Debemos exponer con argumentos convincentes que el tema a tratar no va con nosotros o nuestro puesto, que no vamos a poder aportar algo sustancial y, lo que es más importante, que vamos a perjudicar nuestro propio flujo de trabajo ya comprometido con otras tareas.


Y si de verdad hay que asistir

Si finalmente hemos de asistir a la reunión es importante que ya antes de acudir a ella le demos un sentido real. No debemos entrar “porque sí”, porque toca o porque nos lo han mandado. Esa lectura simplona la puede hacer cualquiera y generalmente conduce al desinterés y la indiferencia.

Por ejemplo, si la reunión es con nuestro equipo o nuestro departamento debemos pensar (e incluso decirlo internamente) que se trata de una oportunidad REAL para mejorar, de mejorar un producto o un servicio e incluso de aprender de nuestros compañeros.

Y si la reunión es con un proveedor, un cliente o un posible futuro cliente, debemos interpretarla como una oportunidad REAL de hacer crecer nuestro negocio, de fortalecer nuestro empresa e incluso de mejorar nosotros mismos.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:


a) Si te han convocado a ti:

• Averigua con antelación de qué se va a hablar en la reunión. No permanezcas inmóvil y ten iniciativa, actúa con Proactividad: pregunta, indaga y muévete. Trata siempre de no entrar a ciegas en una reunión.

• Al saber de qué se va a hablar en ella te llevará a plantear y fijar unos objetivos claros: "¿qué busco con esta reunión?, ¿qué voy a aportar en ella?" Aun cuando la hayan convocado otros yo puedo sacar algo o mucho a mi favor.

• En el transcurso de una reunión sé activo, dinámico y participativo.

• Lleva siempre lápiz y papel para tomar notas. Y si entras con un portátil cierra absolutamente los notificadores, alarmas y aplicaciones de mensajería. Sólo la que te sirva para tomar notas.

• Anota los conceptos clave, las aportaciones de cada persona y sobre todo las ideas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha. Es inevitable que, a medida que escuchamos algo o a alguien, nuestra mente genere ideas. No pienses en ellas en ese momento, sencillamente anótalas para volver sobre ellas más adelante.

• Si no hay ideas, si no hay propuestas, si la gente no habla... no te calles tus sugerencias. A veces hace falta una pequeña chispa para prender la mecha. Tu proactividad te ayudará a empujarte y a la vez empujar a otros.

• Otro detalle muy importante: atiende en todo momento a quien está hablando. Fíjate de verdad en cada palabra que dice y escucha atentamente. Piensa que esa reunión es una excelente oportunidad para aprender, para mejorar y para evolucionar a todos los niveles: personal y profesionalmente.

• Si en la reunión tienes que aportar o presentar algo, prepáralo con antelación y sé concienzudo. Tal vez sea un breve estudio, proponer una planificación o agenda, presentar unos números, hacer una valoración... lo que sea. En esos casos la improvisación es nefasta. Harás perder el tiempo a tus compañeros y además quedarás como un idiota.

b) Si eres tú quien convoca a otros:

• Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión horas o días antes de entrar en la sala.

• Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo, asegúrate que lo saben con suficiente antelación para que lo preparen bien. Házselo saber.

• Haz que la reunión sea breve, que no exceda los 25-30 minutos. De ese modo los asistentes la percibirán como algo positivo, irán al grano, aportarán ideas y todos permancerán atentos y participativos.

• Al empezar declara brevemente el objetivo de la reunión y qué esperas de cada uno de los asistentes. «Esto es lo que vamos a hablar, esto es lo que espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir al salir por esa puerta»

• Como responsable tienes que ser dinamizador y motivador: Pregunta, provoca reacciones, promueve el debate, provoca el nacimiento de ideas y propuestas.

• Al terminar levanta un acta, que quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer. Es fundamental que la reunión se traduzca en acciones concretas y tangibles… o no habrá servido para nada.

¡Recuerda!

Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos así. En tu mano, en vuestra mano está en que sean útiles y eficaces.


Fuente: Berto Pena

Ladrones de tiempo (2): Improvisación

Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia —que no urgencia— de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos de última hora. Por el contrario, la Improvisación es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.



Interpretar las tareas

Para empezar a tomar el control de las tareas diarias es totalmente imprescindible empezar a relacionarnos de otro modo con ellas. No basta con anotar las tareas en una lista e ir tachándolas como si fuera la lista de la compra y nosotros estuviéramos en un supermercado. En la práctica es mucho más complicado.

Las tareas son piezas de un puzle, y si no las comprendemos y aprendemos a ponerlas bien sobre el tablero, tendremos la sensación de vivir con la lengua afuera, totalmente a merced de nuestra lista de cosas pendientes.

Cuando una persona no lee y comprende la naturaleza de las tareas tiende a creer que tiene que hacer todas, y que todas deben hacerse del mismo modo y con el mismo grado de compromiso y entrega. Error garrafal, ineficacia absoluta, estrés descontrolado. Para facilitar una buena planificación y no caer en la improvisación hay que empezar a actuar teniendo en cuenta que TODAS las tareas son distintas.

Por ello resulta fundamental identificarlas, interpretarlas, analizarlas y hasta fotografiarlas momentos antes de hacerlas o bien cuando nos las encargan.

• ¿Qué es realmente lo que tengo que hacer?
• ¿Qué hay detrás de esa tarea que estoy a punto de iniciar?
• Además de hacerla... ¿qué voy a conseguir completándola?
• ¿Qué pide de mí esta tarea que estoy a punto de hacer?

TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:

Tareas Clave

En primer lugar es importantísimo identificar y tener muy presentes las Tareas Clave del día. Esas tareas son las 2 ó 3 cosas o actividades que por su importancia real, por su impacto en tus objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de ti, has de cuidar, mimar y acometer con más entrega.

Esas Tareas son las tareas con mayúsculas. Son las cosas que te van a hacer crecer como profesional y como persona, y que seguramente te van a acercar a tus objetivos personales. A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:

• Sitúalas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.

• No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe.

• Cuando te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas.

Tareas Repetitivas

En segundo lugar es importante también tener bien identificadas las Tareas Repetitivas (Chequear el Email, leer feeds y blogs, hacer la compra, navegar por Internet, comprobar visitas o estadísticas, etc).

Esas actividades rutinarias que queramos o no, hacemos y repetimos sistemáticamente todos los días. Piensa durante unos minutos en tu día a día hasta localizar cuáles se repiten y cuáles no. A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas:

• Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde tengas que dar menos de ti (ya que la mayoría exigen poca concentración).

• Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción. Chequear el Email JAMÁS puede ser una distracción de algo más importante.

• Dado que las tienes que hacer, procura que te quiten el menor tiempo posible. Si las has de hacer todos los días, redúcelas a la mínima expresión.

Una lista de tareas

Gestiona una pequeña lista de tareas con las pendientes que debes hacer y las que tienes que hacer hoy. Cuando aparezca una nueva tarea anótala inmediatamente en la lista de pendientes (esa lista puede estar en una agenda tradicional, una libreta o una aplicación).

Planifica el día antes

Minutos antes de acabar el día “haz la fotografía” con las tareas del día siguiente. Revisa la lista de tareas pendientes y decide cuáles tienes que hacer al día siguiente. De ese modo estarás componiendo el mapa del camino que vas a recorrer mañana.

Espacio para imprevistos

En tu planificación deja siempre espacio para los imprevistos. Llegarán, seguro. Hacerles sitio es el mejor medio de lidiar con ellos. Si finalmente no hay tantos imprevistos y te ves avanzando rápidamente por las tareas del día hasta completarlas, echa mano de tu lista de tareas pendientes y rescata alguna para hacer en ese momento. Así, avanzarás más.

TERMINAR es la clave

Concéntrate en terminar antes de empezar. Tenemos una tendencia natural a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra “para terminarla más tarde”. Concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado, y no intentes empezar otra nueva.

Evita la Multitarea

No caigas nunca en el frenesí de la multitarea. La hiperactividad de hacer varias cosas a la vez y además de forma acelerada nos trasmite la falsa sensación de ser más eficaces. Y es justo lo contrario. Repartirte en varias cosas supone ineficacia, precipitación y mediocridad.

Divide y vencerás

Divide las grandes tareas en pequeños trozos. Divídela a la mitad y esa mitad a su vez a otra mitad y así sucesivamente. Cuando hayas descompuesto esa tarea en pequeñas porciones será mucho más fácil avanzar y completarla. Y si surge un imprevisto, te resultará mucho más fácil modificar la planificación de tareas.

¡Recuerda!

Tener una planificación para cada día supone facilitar las tareas, tener flexibilidad ante los imprevistos y cumplir mejor con tus objetivos. Es el mapa del camino que vas a recorrer.


Fuente: Berto Pena

Ladrones de tiempo (1): Interrupciones

Nuestro bien más preciado es el tiempo. Necesitamos tiempo para pensar, tiempo para ejecutar, tiempo para planificar, tiempo par controlar, tiempo para vender... Demasiadas cosas y si no sabemos gestionar nuestro tiempo, a menudo, estas tareas nos sobrepasan.
Pero ante esta situación, ¿por qué nos atrae más dedicar nuestro tiempo a temas secundarios, mermando nuestra productividad?

Esos temas secundarios se llaman ladrones de tiempo y debemos identificarlos en pro de nuestra productividad. Empezamos la serie:


Ladrón nº1: Interrupciones

Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas.
Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro.

Brutal impacto en tu día a día

Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a parar continuamente. En lugar de tener “días de trabajo” sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxima interrupción. Pero todavía van más allá:

• Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración. Constantemente obligan a tu mente a recalibrarse y esforzarse para volver a la tarea en la que te encontrabas.

• Las interrupciones te hacen más lento. Te retrasan, te hacen más torpe y te hacen despilfarrar minutos.

• Las interrupciones son fuente de estrés y ansiedad, ya que permanentemente te separan de tus objetivos y tareas diarias y además tú mismo te percatas de ello.

• Las interrupciones desgastan tu motivación, tu creatividad, tu energía... Destruyen tu “yo diario”, todo lo bueno que tienes y eres cada día.

• Las interrupciones corroen tu ánimo, tu optimismo y tu buen humor. Te vuelven irascible, pesimista, negativo e injustificadamente desconfiado.

• Las interrupciones producen en ti insatisfacción y debilitan tu autoestima porque te impiden hacer tu trabajo, completar las tareas y sentirte bien.

No importa lo bueno o buena que seas. No importa tu preparación, motivación, planificación, objetivos, tu energía o tu capacidad. Si no consigues horas y días de trabajo en lugar de momentos puntuales de trabajo, nunca lograrás absolutamente nada.

Combatirlas más que evitarlas

Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro.
Así que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de fútbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves.

Interruptores frecuentes
¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más
poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes.

Conciénciate antes
Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen.

Aisla cada nueva tarea
Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.

Auriculares a mano
Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no estés escuchando
música o la radio, actúan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con
auriculares es menos posible que le interrumpa.

Comunica tus rutinas
Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si
son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando
les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que
tú consigas trabajar.

Frena al pesado
No tengas piedad ninguna con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta
charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es destructivo.
Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y expeditivo con esos
interruptores.

Ojo con el móvil
Atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas más importantes no atiendas
llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y
es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.

Sin llamadas, por favor
Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que estás reunido o, mejor, que te has ido a una reunión fuera de la oficina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.

Breve y directo
Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des
rodeos, sé directo y haz que la otra persona también lo sea. Con una sencilla frase puedes
conseguirlo. Cuanto más dure la interrupción más minutos necesitarás para recobrar tu
concentración. Esto es muy importante.

Trabaja en bloques cortos
Si en tu oficina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y después de probar todo esto no
sabes cómo pararlas, tienes una última solución: trabajar en bloques muy pequeños de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupción. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos. Conseguirás trabajar más intensamente y por lógica habrá menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.

¡No interrumpas tú!
Y por último una reflexión sumamente importante: no seas tú interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupción para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de móvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero dañan el rendimiento de quienes te rodean.

¡Recuerda!
Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notarás una diferencia de
proporciones épicas en tu rendimiento diario.


Fuente: Berto Pena

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