Cómo afrontar una lluvia de tareas

A diario, nuestro trabajo consiste en hacer el trabajo en sí + atender llamadas + contestar mails + solucionar problemas varios + imprevistos + urgencias de última hora... Todo esto nos resta eficacia y productividad. Son los llamados ladrones de tiempo.

Leyendo el blog de Think Wasabi, me he encontrado con este artículo, que trata de darnos 5 buenos consejos para afrontar la multitarea y evitarnos momentos de pánico.
Cito textualmente:


1. Supera la primera reacción

Cuando llegan los imprevistos, los marrones en forma de lluvia de tareas, nuestra primera reacción suele ser de indignación, luego de irritación y finalmente de autocompasión. Somos humanos, por supuesto, y reaccionamos así por instinto.

Pero experimentada ya la primera reacción es preciso salir de ahí, recobrar la serenidad y darnos cuenta de lo que tenemos delante: un trabajo que hay que hacer. Para conseguirlo el primer paso ineludible —si es que lo quieres hacer bien, claro—, es desprenderte del drama. Calma, serenidad y decisión. Es con eso con lo que no sólo podrás terminar la tarea sino además hacerla bien.

Recuerda: ninguna batalla se gana con la desesperación o el enfado como armas.


2. Anótala y sigue trabajando

Estás trabajando y recibes una llamada que trae una nueva tarea; miras el correo y llegan dos nuevas tareas; un compañero se acerca a tu mesa y te cae otra tarea; tu jefe te llama a su despacho y sumas otra tarea…

En esos caso, si inmediatamente te pones con cada nueva tarea, sencillamente nunca terminarás nada. Es necesario que anotes la nueva tarea pero también que vuelvas, lo más deprisa que puedas, a la que entonces estabas haciendo.

Si te fijas, cuando aparece una nueva tarea ocurren dos cosas:

• Una interrupción: la interrupción ha roto tu concentración, tu ritmo de trabajo y el camino que llevabas para terminar la tarea que antes estabas haciendo.

• Una Obligación: la obligación te dice que hay algo que “tienes o debes hacer” próximamente.
  

Ante la interrupción es necesario volver a lo que estabas y terminarlo con el mismo nivel de compromiso que tenías. Ante la obligación es preciso que la anotes para hacerla, pero (muy importante) seguir con lo que estabas.

¿Y qué pasa si la nueva tarea tiene que “hacerse para ayer”? ¿Qué hacer cuándo lo que me encargan tiene que hacerse ya? Intenta por todos los medios de contener los caballos e igualmente terminar lo que estabas haciendo. “En cuanto termine esto me pongo con eso”.

Muchas veces retrasar 30 ó 40 minutos el impulso de empezar “lo urgente”, te permitirá:
1) terminar lo que hacías
2) empezar con más seguridad el nuevo encargo.

De otro modo, sólo dejarás cadáveres por el camino, te sumirás en un estado de estrés continuo y todas tus tareas llevarán el apellido precipitación y mediocridad . Terminar, y no empezar, es la clave de tu trabajo.


3. Ponle apellido a la tarea que llega

Del mismo modo que los japoneses no son todos iguales las tareas tampoco. Una vez te sacudes el drama de encima te será mucho más fácil pararte a interpretar esa tarea. O “ponerle un apellido”, como me gusta decir a mí.

¿Es una tarea “Clave”, una tarea “Menor” o una tarea “Basura”? Párate unos instantes a considerarlo con calma porque ni mucho menos tienen el mismo impacto en tus objetivos, producen resultados y exigen lo mismo de ti.

De hecho, en mi experiencia, ése es uno de nuestros mayores fallos. Tendemos a interpretar “todo lo que va cayendo” como si todo tuviera la misma importancia. Rompe con esa tendencia de actuar irreflexivamente y sabrás priorizar mejor.

Trata, por todos los medios, que las tareas que van llegando, no impacten ni afecten a las Tareas Clave que son las que de verdad van a producir resultados. Preservar, cuidar y proteger las Tareas Clave debe ser uno de tus mandamientos diarios. Ahí está verdaderamente la esencia de tu día productivo.


4. Reajusta tu planificación

Esta es una de las ventajas de la planificación de tareas. Para poder recomponer mejor las fichas del puzle cuando surge un imprevisto o caen tareas aquí y allá. Quien no cuenta con una fotografía del día lo pasará mal. Quien conoce por adelantado lo que tiene que hacer puede reajustar y mover piezas con más facilidad, decisión y libertad.

Si llegan tareas que de verdad han de hacerse, revisa tu planificación para el día y hazte estas tres preguntas:

• “¿De verdad TENGO que hacer TODAS hoy?” (por supuesto que no, no todas las tareas son Clave)

• “¿Hay alguna que pueda SACRIFICAR y pasar a mañana?” Si es así, ¿cuál? (esto, naturalmente, no es Procrastinar, sino decidir con madurez y criterio productivo).

• “Hay alguna que puedo delegar o reenviar a otra persona?” Si es así, hazlo ya.

Mueve las piezas sí, pero comprométete a hacer las Tareas Clave y por nada del mundo dejes que otras de mucha menor importancia les afecten.

Piensa que en esos casos tienes que elegir, decidir y sacrificar. Si quieres mantener tu profesionalidad y un mínimo de calidad en tu trabajo, nunca podrás llegar a todo. Y si lo intentas, lo harás mal.


5. Ponte en marcha cuanto antes

Una vez que te has desprendido del drama y de los lamentos, una vez decidido qué vas a hacer y cuándo, ponte en marcha, empieza y adelante. El mejor modo de acabar las cosas, tanto si son pocas como muchas, es empezar. Sencillamente empezar.

Y para empezar y lograr terminar estas tareas que caen de sopetón, te dejo cinco claves que siempre me han funcionado bien:

• Ponte tu canción favorita, intenta animarte y sonreír porque en ese estado la tarea te costará menos.

• Si el tamaño de la tarea que te ha caído te abruma, divídela en varias partes para empezar por el que más te apetezca o te estimule. El caso es empezar ya.

• Trata (siempre) de no caer en la multitarea. Cuando hay avalancha de tareas intentamos poner varias cosas en marcha pero eso al final nos estresa más, nos hace más ineficaces y caemos en la precipitación.

• No te agobies con la lista de tareas que no para de crecer. Preocúpate y concéntrate en la que tienes entre manos. Sólo existe esa tarea.

• Trata por todos los medios de conseguir concentración. El trabajo ininterrumpido hace que no sólo des lo mejor de ti en cada tarea sino que puedas terminarla antes. (Ponle freno a las interrupciones o utiliza la Técnica Pomodoro que potenciará tu atención.)