Ladrones de tiempo (1): Interrupciones

Nuestro bien más preciado es el tiempo. Necesitamos tiempo para pensar, tiempo para ejecutar, tiempo para planificar, tiempo par controlar, tiempo para vender... Demasiadas cosas y si no sabemos gestionar nuestro tiempo, a menudo, estas tareas nos sobrepasan.
Pero ante esta situación, ¿por qué nos atrae más dedicar nuestro tiempo a temas secundarios, mermando nuestra productividad?

Esos temas secundarios se llaman ladrones de tiempo y debemos identificarlos en pro de nuestra productividad. Empezamos la serie:


Ladrón nº1: Interrupciones

Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas.
Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro.

Brutal impacto en tu día a día

Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligándote a parar continuamente. En lugar de tener “días de trabajo” sólo logramos tener “momentos de trabajo”. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la próxima interrupción. Pero todavía van más allá:

• Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración. Constantemente obligan a tu mente a recalibrarse y esforzarse para volver a la tarea en la que te encontrabas.

• Las interrupciones te hacen más lento. Te retrasan, te hacen más torpe y te hacen despilfarrar minutos.

• Las interrupciones son fuente de estrés y ansiedad, ya que permanentemente te separan de tus objetivos y tareas diarias y además tú mismo te percatas de ello.

• Las interrupciones desgastan tu motivación, tu creatividad, tu energía... Destruyen tu “yo diario”, todo lo bueno que tienes y eres cada día.

• Las interrupciones corroen tu ánimo, tu optimismo y tu buen humor. Te vuelven irascible, pesimista, negativo e injustificadamente desconfiado.

• Las interrupciones producen en ti insatisfacción y debilitan tu autoestima porque te impiden hacer tu trabajo, completar las tareas y sentirte bien.

No importa lo bueno o buena que seas. No importa tu preparación, motivación, planificación, objetivos, tu energía o tu capacidad. Si no consigues horas y días de trabajo en lugar de momentos puntuales de trabajo, nunca lograrás absolutamente nada.

Combatirlas más que evitarlas

Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás. Salvo que nos retiremos a una montaña seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro.
Así que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de fútbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves.

Interruptores frecuentes
¿Hay alguna interrupción que se repite con más frecuencia? ¿Cuáles son los interruptores más
poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Así tendrás identificadas las más peligrosas y sabrás cuál debes combatir antes.

Conciénciate antes
Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recuérdate su propósito. Anímate y conjúrate para hacerla con total concentración pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Prepárate para cuando lleguen.

Aisla cada nueva tarea
Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.

Auriculares a mano
Si trabajas con más personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no estés escuchando
música o la radio, actúan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con
auriculares es menos posible que le interrumpa.

Comunica tus rutinas
Es muy importante también que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si
son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando
les podrás atender mejor. Es fundamental que tú estés disponible para ellos, pero más lo es que
tú consigas trabajar.

Frena al pesado
No tengas piedad ninguna con el compañero pesado o el graciosete de turno al que le gusta
charlar y no trabajar. Para él o ella la interrupción es algo inofensivo pero para ti es destructivo.
Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y expeditivo con esos
interruptores.

Ojo con el móvil
Atención al teléfono móvil. Especialmente a la hora de hacer tareas más importantes no atiendas
llamadas, ponlo en silencio, boca abajo — para ni siquiera ver la pantalla—. Si alguien te llama y
es importante, no te preocupes, te dejará un mensaje en el buzón de voz.

Sin llamadas, por favor
Si estás en una oficina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que estás reunido o, mejor, que te has ido a una reunión fuera de la oficina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.

Breve y directo
Y si al final caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des
rodeos, sé directo y haz que la otra persona también lo sea. Con una sencilla frase puedes
conseguirlo. Cuanto más dure la interrupción más minutos necesitarás para recobrar tu
concentración. Esto es muy importante.

Trabaja en bloques cortos
Si en tu oficina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y después de probar todo esto no
sabes cómo pararlas, tienes una última solución: trabajar en bloques muy pequeños de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupción. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos. Conseguirás trabajar más intensamente y por lógica habrá menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.

¡No interrumpas tú!
Y por último una reflexión sumamente importante: no seas tú interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupción para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de móvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero dañan el rendimiento de quienes te rodean.

¡Recuerda!
Ten siempre un plan contra las interrupciones, redúcelas al máximo y notarás una diferencia de
proporciones épicas en tu rendimiento diario.


Fuente: Berto Pena

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