Ladrones de tiempo (3): Reuniones Improductivas

Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”. En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa.

En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren "reunioadicción". Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante cualquier conflicto o situación es «¿por qué no nos reunimos y lo hablamos?».

¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones? Por alguna o varias de las siguientes causas:

• Material y contenidos no preparados.

• Objetivos no o mal definidos.

• Roles de los asistentes no o mal definidos.

• Duración excesiva.

• No se traducen en ACCIONES.

¿De verdad hay que asistir?

Naturalmente no se trata de decir «no» a todas las reuniones, entre otras cosas porque muchas veces no está en nuestra mano el negarnos. Pero en otras ocasiones, sí. De tal modo que podemos evitar alguna reunión que podría solucinarse con una llamada de teléfono, un email o una reunión más directa e informal, por ejemplo de pie. En esos casos nuestra principal aliada siempre es la Proactividad.

En la medida de lo posible debemos evitar las reuniones que llevan el marchamo de "urgente". En muchas ocasiones esa ficticia urgencia tiende a confundirse con la importancia. Es esencial ser capaces de analizar qué es lo que tenemos frente a nosotros, ¿realmente es urgente o importante?

Si analizamos la reunión y realmente no tenemos que asistir a ella, debemos comunicárselo a quien la convocó, a nuestro responsable o a nuestro jefe. Un «no» a secas no es suficiente ni efectivo ni elegante. Debemos exponer con argumentos convincentes que el tema a tratar no va con nosotros o nuestro puesto, que no vamos a poder aportar algo sustancial y, lo que es más importante, que vamos a perjudicar nuestro propio flujo de trabajo ya comprometido con otras tareas.


Y si de verdad hay que asistir

Si finalmente hemos de asistir a la reunión es importante que ya antes de acudir a ella le demos un sentido real. No debemos entrar “porque sí”, porque toca o porque nos lo han mandado. Esa lectura simplona la puede hacer cualquiera y generalmente conduce al desinterés y la indiferencia.

Por ejemplo, si la reunión es con nuestro equipo o nuestro departamento debemos pensar (e incluso decirlo internamente) que se trata de una oportunidad REAL para mejorar, de mejorar un producto o un servicio e incluso de aprender de nuestros compañeros.

Y si la reunión es con un proveedor, un cliente o un posible futuro cliente, debemos interpretarla como una oportunidad REAL de hacer crecer nuestro negocio, de fortalecer nuestro empresa e incluso de mejorar nosotros mismos.


TÉCNICA para vencer a este ladrón

Lograrás poner en práctica esta Técnica desarrollando las siguientes claves:


a) Si te han convocado a ti:

• Averigua con antelación de qué se va a hablar en la reunión. No permanezcas inmóvil y ten iniciativa, actúa con Proactividad: pregunta, indaga y muévete. Trata siempre de no entrar a ciegas en una reunión.

• Al saber de qué se va a hablar en ella te llevará a plantear y fijar unos objetivos claros: "¿qué busco con esta reunión?, ¿qué voy a aportar en ella?" Aun cuando la hayan convocado otros yo puedo sacar algo o mucho a mi favor.

• En el transcurso de una reunión sé activo, dinámico y participativo.

• Lleva siempre lápiz y papel para tomar notas. Y si entras con un portátil cierra absolutamente los notificadores, alarmas y aplicaciones de mensajería. Sólo la que te sirva para tomar notas.

• Anota los conceptos clave, las aportaciones de cada persona y sobre todo las ideas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha. Es inevitable que, a medida que escuchamos algo o a alguien, nuestra mente genere ideas. No pienses en ellas en ese momento, sencillamente anótalas para volver sobre ellas más adelante.

• Si no hay ideas, si no hay propuestas, si la gente no habla... no te calles tus sugerencias. A veces hace falta una pequeña chispa para prender la mecha. Tu proactividad te ayudará a empujarte y a la vez empujar a otros.

• Otro detalle muy importante: atiende en todo momento a quien está hablando. Fíjate de verdad en cada palabra que dice y escucha atentamente. Piensa que esa reunión es una excelente oportunidad para aprender, para mejorar y para evolucionar a todos los niveles: personal y profesionalmente.

• Si en la reunión tienes que aportar o presentar algo, prepáralo con antelación y sé concienzudo. Tal vez sea un breve estudio, proponer una planificación o agenda, presentar unos números, hacer una valoración... lo que sea. En esos casos la improvisación es nefasta. Harás perder el tiempo a tus compañeros y además quedarás como un idiota.

b) Si eres tú quien convoca a otros:

• Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión horas o días antes de entrar en la sala.

• Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo, asegúrate que lo saben con suficiente antelación para que lo preparen bien. Házselo saber.

• Haz que la reunión sea breve, que no exceda los 25-30 minutos. De ese modo los asistentes la percibirán como algo positivo, irán al grano, aportarán ideas y todos permancerán atentos y participativos.

• Al empezar declara brevemente el objetivo de la reunión y qué esperas de cada uno de los asistentes. «Esto es lo que vamos a hablar, esto es lo que espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir al salir por esa puerta»

• Como responsable tienes que ser dinamizador y motivador: Pregunta, provoca reacciones, promueve el debate, provoca el nacimiento de ideas y propuestas.

• Al terminar levanta un acta, que quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer. Es fundamental que la reunión se traduzca en acciones concretas y tangibles… o no habrá servido para nada.

¡Recuerda!

Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos así. En tu mano, en vuestra mano está en que sean útiles y eficaces.


Fuente: Berto Pena